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山西农业大学档案利用有关规定
2012-11-13 15:13  

一、学校档案人员应熟悉所藏档案情况,主动了解学校各项工作对利用档案的需要,积极主动地做好提供利用工作。

二、档案馆对所有案卷必须编制《全引目录》、《案卷目录》、《文件归档目录》,并根据工作的需要编制专题文件目录(卡片)等。

三、学校档案馆应利用档案资源,开展档案的编研工作,编写全宗介绍,组织沿革,大事记,基础数字汇编,发文汇集,专题文件汇集等汇编资料。

四、凡到档案馆查阅档案,都应按规定办理利用手续,并填写《档案借阅登记簿》,在阅档室或指定地点阅档。查阅档案时不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

五、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案资料,一般不外借,如特殊情况需外借时,须分管领导批准,办理登记批准手续,指定归还日期,借阅者不得将案卷转借他人,违者将追究责任。

六、查阅档案应与查阅人的职责相适当,超出职责范围时,须经领导批准,查阅机密文件,需经分管领导批准后在指定地点查阅。

七、校外单位查阅档案,必须持介绍信和查阅人身份证明,履行审批手续后方可查阅。

八、已经批准查阅的档案,如需摘抄、复制(印),须经档案人员同意审核,确认无误后加盖证明印章才能生效。

九、做好档案利用反馈工作,由利用者如实填写《档案利用效果登记簿》。

十、借阅归还档案时必须当面点清。

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