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山西农业大学部门文件材料立卷归档范围及责任人员一览表
2012-11-13 15:18  

 

立卷部门 党委办公室 分管领导 闫海冰 兼职档案员 贾志勇

(一)文件材料归档范围 分类号DQ11

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、党委中心组会议、工作会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永久

3

党委工作请示、报告(包括调查报告)批复、计划、总结、合同

永久

4

党委发布的决定、办法、指示、批复、规章制度等

永久

6

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

7

党委大事记、组织沿革

永久

8

党群系统启用印章的文件和印模

永久

9

工作计划、总结、规章制度、执法检查情况汇总、程序、规定、通报、整改通知等

永久

10

党委有关保密工作的文件

30年

11

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 纪律检查委员会(监察室) 分管领导 王领拽 职档案员梁晓凤

(一)文件材料归档范围 分类号DQ12

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

纪律检查、监察工作中形成的综合性报告、调查材料、案件审结材料

重要的永久

一般的30年

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

纪律检查、监察工作中形成的应归档的材料:处分决定(免予处分的意见)、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料,通报批评材料。法院审判工作形成的判决书、调解书。复查甄别报告、决定、上级批复材料

不装订

不注录

2

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

3

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

4

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

5

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 党委组织部 分管领导 郭建平 兼职档案员许双花

(一)文件材料归档范围 分类号DQ13

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

5

副科级以上干部任免、调动和退休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)干部待遇、离退休规定等

永久

6

副科级以上干部名册

永久

7

党员名册、统计报表

30年

8

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

干部履历表、简历材料

不装订

不注录

2

干部任免审批表及考察材料或现实表现材料

不装订

不注录

3

后备干部登记表(提拔使用后归档)

不装订

不注录

4

干部考核登记表

不装订

不注录

5

民主评议和组织考核形成的综合材料

不装订

不注录

6

组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料等

不装订

不注录

7

办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、登记表、备案表及在国外、境外表现情况的鉴定材料等

不装订

不注录

8

干部培训材料,包括:培训结业成绩表、结业证书复印件、学习鉴定等材料

不装订

不注录

9

干部挂职、下乡扶贫材料

不装订

不注录

10

政审工作中形成的调查报告、审查结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交代或说明的材料及作为依据的调查证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料等

不装订

不注录

11

更改姓名、民族、年龄、国籍、参加工作时间、入党入团时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料等

不装订

不注录

12

为各级党代会推选代表、委员等工作中形成的代表登记表、委员登记表、委员简历和个人政绩材料等

不装订

不注录

13

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

14

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

15

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

16

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 党委宣传部 分管领导 程刚 兼职档案员 王健康

(一)文件材料归档范围 分类号DQ14

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

反映学校重大活动的照片、剪报(各种媒体报道、播放的日期、内容等)

永久

5

校报期刊

永久

6

有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 统战部 分管领导 董俊梅 兼职档案员 岳培荣

(一)文件材料归档范围 分类号DQ15

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级调研、检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

人大代表、政协委员名单(册)及审批材料、各民主党派负责人名单

永久

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

加入民主党派的有关材料

不装订

不注录

2

为各级民主党派代表会推选代表、委员等工作中形成的代表登记表、委员登记表、委员简历和个人政绩材料等

不装订

不注录

3

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

4

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

5

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

6

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 工会 分管领导 周岩 兼职档案员 冯晓江

(一)文件材料归档范围 分类号DQ16

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、教代会、工代会会员代表大会、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要,换届选举结果

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

基层工会会员名册

30年

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

为各级工会等群众团体代表会推选代表、委员等工作中形成的代表登记表、委员登记表、委员简历和个人政绩材料等

不装订

不注录

2

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

3

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

4

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

5

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 团委 分管领导 冀建峰 兼职档案员 陈锐锋

(一)文件材料归档范围 分类号DQ17

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、团代会、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

学生会文件、材料

30年

5

社团活动、社会实践有关材料

30年

6

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

为各级团代会推选代表、委员等工作中形成的代表登记表、委员登记表、委员简历和个人政绩材料等

不装订

不注录

2

已批准入团的入团志愿书、申请书、团员登记表,优秀团员(团务工作者)事迹及组织审批材料,退团材料等

不装订

不注录

3

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

4

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

5

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

6

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 离退休干部工作处 分管领导 任建伟 兼职档案员 史桂连

(一)文件材料归档范围 分类号DQ18

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

各种统计报表

30年

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备注

1

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

2

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

3

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 机关党委 分管领导 孙晋红 兼职档案员 肖霞

(一)文件材料归档范围 分类号DQ19

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备注

1

已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料,党员登记表、个人总结、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见等

不装订

不注录

2

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

3

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

4

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

5

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 校长办公室 分管领导 方亮 兼职档案员 赵雁林

(一)文件材料归档范围 分类号XZ11

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

本校承办国际性会议、大型展览会、博览会的请示、批复、申办、筹办组委会主要活动安排、议程、名单、报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽等

永久

4

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度、校长办公会议记录、纪要等

永久

5

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

30年

6

评估材料

永久

7

启用印章的文件及印模

永久

8

历史沿革

永久

9

大事记

永久

10

校友、校庆工作材料

30年

11

校史工作材料

永久

12

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 人事处 分管领导 霍新林 兼职档案员 陈宏伟

(一)文件材料归档范围 分类号XZ12

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制等文件材料

永久

5

先进单位、劳动模范、先进工作者受县级(含)以上表彰、奖励的文件材料。受到警告(不含)以上处分的材料

永久

6

职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久

7

人事考核、职称评审、职工调动工作的行政工资

永久

8

关于校内机构设置、变化的文件材料、职工名册

永久

9

师资培养、工作计划、报告、批复、总结、规章制度等

永久

10

人事调配、考核等文件材料材料

30年

11

人事统计报表

永久

12

本单位工作计划、报告、批复、决定、总结、规章制度等

永久

13

教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表

永久

14

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)

30年

15

教职工工资材料、教职工名册

30年

16

教职工校内调动材料

30年

17

教职工停薪留职、退职、离职和出国的有关材料

30年

18

计划生育工作文件及领取独生子女证名册

30年

19

教职工社会保险的有关材料

30年

20

博士后流动站的有关材料

30年

21

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

材 料 名 称

备 注

1

新进校的教职工档案

不装订

不注录

2

年度考核登记表

不装订

不注录

3

办理教职工工资、待遇工作中形成的登记表、审批表、审核表和解决待遇问题的批复材料

不装订

不注录

4

吸收、录(聘)用及办理人事代理工作中形成的报考登记表、考试成绩、聘用(录用)审批表、聘用合同书、政审(考核)材料、续聘审批表及解聘辞退材料,办理停薪留职等过程中形成的各种材料

不装订

不注录

5

评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术职务任职资格申报表(审批表)、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务(职称)审批表等

不装订

不注录

6

退(离)休审批表

不装订

不注录

7

军队转业干部审批表

不装订

不注录

8

更改姓名、民族、年龄、国籍、参加工作时间、入党入团时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料等

不装订

不注录

9

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

10

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

11

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

12

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 审计处 分管领导 王秋生 兼职档案员 侯金平

(一)文件材料归档范围 分类号XZ13

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

经济案件审计结案材料

永久

5

审计工作统计年报及重要报表

30年

6

各类项目审计材料

30年

7

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 保卫处 分管领导 李晓军 兼职档案员 许冬伟

武装部 分管领导 刘 军 兼职档案员 杜学一

(一)文件材料归档范围 分类号XZ14

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

重大治安问题的专题报告及批复

永久

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在办理教职工案件中形成的材料:处分决定(免予处分的意见)、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交待材料,通报批评材料。法院审判工作形成的判决书、调解书。复查甄别报告、决定、上级批复材料

不装订

不注录

2

更改姓名、民族、年龄、国籍、参加工作时间、入党入团时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料等

不装订

不注录

3

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

4

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

5

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

6

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 后勤管理处 分管领导 乔旭华 兼职档案员 师坚毅

(一)文件材料归档范围 XZ15

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

负责施工的零星建筑、公用设施、房屋维修、加固的图表、文字材料

永久

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 图书馆 分管领导张玉娥 兼职档案员 白英华

(一)文件材料归档范围 分类号XZ16

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

图书馆概况、统计年报

30年

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 期刊社 分管领导 赵赟 兼职档案员 佘小宁

(一)文件材料归档范围 分类号XZ17

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

学报原稿(含照片、图表)、正本及审稿意见

永久

5

编辑出版物、获奖文件材料

永久

6

关于编辑出版的合同、协议书

30年

7

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 学生工作处(部) 分管领导 李文来 兼职档案员 郭旭耀

(一)文件材料归档范围 分类号XZ18

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

新生录取三联单、本、专科学生名单

永久

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 研究生院 分管领导 曹琴 兼职档案员 杜海燕

(一)文件材料归档范围 分类号XZ19

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级关于学科建设和研究生教育的文件

30年

5

工作计划、报告、批复、决定、总结、规章制度等

永久

6

博士、硕士点申报、审批材料

永久

7

授予学位通知

永久

8

学位申请书、学位论文答辩表决票

30年

9

研究生学籍变更材料

30年

10

博士、硕士研究生学位论文证评审材料

30年

11

发放博士、硕士毕业生毕业证书名册

永久

12

硕士、博士研究生录取名单,毕业证、学位证、派遣单等

永久

13

博士生、硕士生成绩

永久

14

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案、毕业生集体照片

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

学历、学位等学籍材料,包括:报考登记表、学生(学员)登记表、学习成绩表、毕业登记表(鉴定表)、授予学位的决定及有关材料、学历学位证明或证书、博士后研究人员工作期满登记表等材料。此外,博士研究生和参加单独考试的硕士研究生还应有专家推荐书;同等学历申请硕士学位的,还应有国家统考科目成绩合格证书复印件(主要是本校职工在职攻读或毕业后留校工作人员的学籍档案)

不装订

不注录

2

在表彰奖励活动中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

3

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

4

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

5

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 体育教学部 分管领导 王文清 兼职档案员 李鸿飞

(一)文件材料归档范围 分类号XZ20

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

教职工、大学生运动会材料(日程安排、比赛成绩、获奖情况汇总)

30年

5

教职工、大学生参加国家、省级运动会比赛成绩汇总

永久

6

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 实验教学中心 分管领导 郭平毅 兼职档案员 高空

(一)文件材料归档范围 分类号XZ21

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

5

学科、专业、实验室建设计划、经验总结、统计报表材料

永久

6

采购计划、报告、批复、总结、规章制度、协议、合同等

永久

7

有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 就业指导办公室 分管领导 张兰芳 兼职档案员 管艳琴

(一)文件材料归档范围 分类号XZ22

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

毕业生市场供求信息反馈材料

30年

5

毕业生就业协议、派遣单存根

30年

6

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 档案馆 负责人 郭失迷 档案员 孙敏

(一)文件材料归档范围 分类号XZ23

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

档案馆概况、统计年报

30年

5

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

6

人事档案传递单回执

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 成人教育学院 分管领导任家琰 兼职档案员 程红帅

(一)文件材料归档范围 分类号XZ24

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级下达和本院上报的有关学历教育的招生计划、办法

30年

5

有关成人教育的各类统计表

永久

6

本年度毕业的本、专科学生成绩总册

永久

7

各科学藉管理材料及有关规章制度

永久

8

各种培训班证书发放名册

永久

9

各函授站办学点统计材料

30年

10

成人脱产班、函授班学生成绩

永久

11

毕业生登记表

永久

12

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

本校教职工通过成人教育取得学历、学位的学籍材料,包括:报考登记表、学生(学员)登记表、学习成绩表、毕业登记表(鉴定表)、授予学位的决定及有关材料、学历学位证明或证书

不装订

不注录

2

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印等

不装订

不注录

3

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

4

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

5

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 招生办公室 分管领导常洁 兼职档案员 陆梅

(一)文件材料归档范围 分类号XZ25

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级有关招生工作的文件材料

长期

5

招生计划、生源计划

长期

6

新生录取审批表及录取名单、录取通知书存根

永久

7

招生工作安排意见、招生简章、专业介绍、招生总结

永久

8

有关专升本的录取审批材料

永久

9

学校有关考试工作的制度办法

长期

10

对学生违反考试纪律的处理意见等

短期

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动等过程中形成的教职工个人的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料、文件及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 网络中心 分管领导 杨国强 兼职档案员 安锐

(一)文件材料归档范围 分类号XZ26

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级有关网络建设的文件材料、制度及办法

长期

5

学校网络站点建设、管理的制度、规定

长期

6

学校各部门在校园网上发布的各种资料

长期

7

办公自动化和网络教学形成的技术资料和重要成果

长期

8

校园网络工作的安全保密操作规范等

长期

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动等过程中形成的教职工个人的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料、文件及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 “三农”服务中心 分管领导 张德奎 兼职档案员 王勇

(一)文件材料归档范围 分类号XZ27

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级有关校友会工作的计划、总结的文件材料、制度及办法

长期

5

接收校友捐赠的重要凭证材料

永久

6

校庆活动形成的会议材料和录像资料等(附文字说明)

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动等过程中形成的教职工个人的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料、文件及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 对外联络办公室 分管领导 邢旭光 兼职档案员 温洁

(一)文件材料归档范围 分类号XZ28

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

有关对外联络工作的计划、总结的文件材料、制度及办法

长期

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动等过程中形成的教职工个人的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料、文件及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 教务处 分管领导姜俊兵 兼职档案员 孟宪英

(一)文件材料归档范围 分类号JX11

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级有关教学、学位工作的文件材料

30年

5

工作计划、报告、批复、决定、总结、规章制度等

永久

6

关于教学方面的管理条例、决定、请示、规定、办法等

永久

7

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

8

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

30年

9

统计报表

永久

10

有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)学科与实验室建设 分类号JX12

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

30年

2

学科、专业、实验室认证、评估、申报、审批材料

永久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

30年

5

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

(三)招生 分类号JX13

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关招生工作的文件材料

30年

2

招生计划、规定、生源计划

30年

3

委培、代培计划、合同及名单

30年

(四)学籍管理 分类号JX14

序号

类 目 名 称

保管期限

1

新生入学登记表

永久

2

学生成绩总册

永久

3

在校学生名册

永久

4

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

5

学生奖励材料(奖学金、优秀学生)

长期

6

学生处分材料

长期

(五)课堂教学与教学实践 分类号JX15

序号

类 目 名 称

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排,校历表,课表

长期

3

教师任课安排

长期

(六)学位 分类号JX16

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位名册

永久

5

本科生优秀学士学位论文

长期

(七)毕业生 分类号JX17

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关毕业分配的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业生证书发放名册、派遣证存根领取签收册

永久

4

毕业生照片

永久

(八)教材 分类号JX18

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

自编、主编教材

长期

2

各系各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期

(九)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 科技处 分管领导 杨万仓 兼职档案员 李红玉

(一)文件材料归档范围 分类号KY11

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级有关科研工作的文件

30年

5

本单位印发的通知、决定、条例、办法、规章制度等

永久

6

科研行政、计划、成果、经费管理文件材料

30年

7

申报科学基金及有关批复

30年

8

有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)科研项目材料归档范围 分类号KY12

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

4

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关健配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

5

数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

6

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

7

研究工作阶段小结、年度报告

长期

8

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

9

样品、标本等实物的目录

永久

10

研究报告、研制报告

永久

11

论文专著

永久

12

工艺技术报告

永久

13

技术诀窍报告

永久

14

专家评审意见

永久

15

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见)

长期

16

鉴定证书

永久

17

推广应用意见

长期

18

课题工作总结

长期

19

科研成果登记表

永久

20

科研成果报告表

永久

21

科研成果奖励申报与审批材料

永久

22

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永久

23

专利申请书或证书原件或影印件

永久

24

转让合同、协议书

永久

25

生产定型鉴定材料

永久

26

推广应用方案及实施情况

长期

27

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

28

对外学术交流材料

长期

(三)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动、教学科研成果报评等过程中形成的教职工个人的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料、文件及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等。包括:劳动模范、先进工作者、有突出贡献的优秀专家、优秀人才、省管专家,各种科研成果奖(含发明奖、科学奖、科技进步奖等)、青年科技奖、学术学科带头人等表彰材料

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 国有资产管理处 分管领导 康守和 兼职档案员 方瑞花

(一)文件材料归档范围 分类号JJ11

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级有关基建工作的文件

30年

5

工作计划、报告、批复、决定、总结、规章制度等

永久

6

总体规划、财务预、决算

永久

7

设计总平面图、水、电、气管道分布图

永久

8

地质勘探、地形测量材料

永久

9

有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)可行性研究 分类号JJ12-1

序号

类 目 名 称

保管期限

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书及计划任务书

永久

(三)设计基础 分类号JJ12-2

序号

类 目 名 称

保管期限

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

(四)设计文件 分类号JJ12-3

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件

永久

2

设计计算书

长期

3

关键技术实验、总体规划设计

永久

4

设计评价、鉴定及审批

长期

(五)工程管理文件 分类号JJ12-4

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

永久

5

产权证书

永久

(六)施工 分类号JJ12-5

序号

类 目 名 称

保管期限

1

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

2

原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

3

建筑材料实验报告

长期

4

设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

5

土建施工定位测量地质勘察

永久

6

土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图

永久

7

隐蔽工程验收记录

永久

8

工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

9

分项、分单位工程抽量检查、评定

长期

10

交工验收记录证明

长期

11

竣工报告、竣工验收报告

永久

12

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

13

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

14

隐蔽工程检查验收记录

长期

15

强度、密闭性试验报告

长期

16

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

17

系统调试、实验记录

长期

18

管线标高位置,坡度测量记录

长期

19

中间交工验收记录证明,工程质量评定

长期

20

设备及管线安装施工竣工报告、竣工验收报告

长期

21

性能测试和校核

长期

22

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

23

调试、整定记录

长期

24

施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

25

中间交工验收记录、工程质量评定

长期

26

电气、仪表安装施工竣工报告、竣工验收报告

长期

(七)施工验收 分类号JJ12-6

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

竣工验收报告

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

质量评审材料

永久

4

工程现场声像材料

永久

5

竣工验收会议决议文件

永久

(八)基建财务 器材管理 分类号JJ12-7

序号

类 目 名 称

保管期限

1

工程概算、预算、决算

永久

2

交付使用的固定资产

永久

(九)生产技术准备、试生产 分类号JJ12-8

序号

类 目 名 称

保管期限

1

试生产管理、技术责任制

长期

2

设备试车、验收、运转、维护记录

长期

3

安全操作规程、事故分析报告

长期

4

工业卫生、劳动保护材料

长期

(十)国有资产管理 分类号JJ12-9

1

公产权证书、土地所有权和使用权文件材料

永久

2

国有资产统计报表、公房产权证书

永久

3

所有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料重要的永久保存,一般的保存30年

永久

4

物资采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拔、保险、事故、转让等文件材料

30年

5

国有资产管理(登记、统计、检查、清算、交接等)文件材料

重要的永久

一般的30年

6

职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

永久

7

职工住房分配、出售的规、方案、细则,职工住房统计、调查表、职工住房申请

30年

8

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

永久

9

登记的房产、固定资产、后勤评估材料

永久

(十一)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 外事处 分管领导 范秉相 兼职档案员 石静

(一)文书档案归档范围 WS11

序号

类 目 名 称

备 注

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

3

本单位承办国际性会议的请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话、会微设计

永久

4

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

5

上级关于外事工作的文件材料

30年

6

工作计划、报告、批复、决定、总结、规章制度等

永久

7

外事工作统计报表

30年

8

本单位有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)出国(境) 分类号WS12

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

30年

2

国际学术会议论文

30年

3

出国(境)人员考察、访问材料

30年

4

出国(境)讲学、研究人员有关材料

30年

5

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(复印件)

永久

6

国际比赛、竞赛

30年

(三)来校 分类号WS13

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

30年

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

30年

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

30年

5

国际比赛、竞赛材料

30年

(四)国际合作与会议 分类号WS14

序号

类 目 名 称

保管期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

30年

4

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

5

国际会议的有关材料

30年

(五)外国留学生工作 分类号WS15

序号

类 目 名 称

保管期限

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

30年

4

学习情况、成绩及评语

永久

5

学位论文及学位证书复印件

30年

6

学生名册

永久

7

学生去向及有关材料

30年

(六)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

 

立卷部门 计财处 分管领导 霍军 兼职档案员 张亚东

(一)文书类档案材料归档范围 分类号CK11

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级检查、视察本单位形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年

4

上级有关财务会计工作的文件材料

30年

5

工作计划、报告、批复、决定、总结、规章制度等

永久

6

会计移交清册

长期

7

财会档案移交保管清册

永久

8

财会档案销毁清册

长期

9

有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案

永久

(二)会计报表 分类号CK12

序号

类 目 名 称

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

3

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长期

(三)会计帐簿 分类号CK13

序号

类 目 名 称

保管期限

1

涉及外事会计账簿

永久

2

总账

长期

3

固定资产明细账

长期

(四)会计凭证 分类号CK14

序号

类 目 名 称

保管期限

1

各类凭证(含基建凭证)

长期

2

涉及外事的会计凭证

永久

3

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

(五)工资清册 分类号CK15

序号

类 目 名 称

保管期限

1

工资发放名册

永久

2

工资转移、证明、通知存根

长期

(六)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

2

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

3

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

4

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

山西农业大学各学院文件材料(含声像、实物)

立卷归档范围及责任人员一览表

立卷部门

分管领导

兼职档案员

联系电话

农学院

马金虎

王 鹏

6288344

动物科技学院

高文俊

胡学峰

6288335

林学院

韩有志

孙悦燕

6288329

资源环境学院

辛艳伟

曹 毅

6288322

园艺学院

高俊杰

冯涛、王晓霞

6288331

工程技术学院

郭建平

李 瑶

6288339

食品科学与工程学院

贾昊昱

赵 乐

6288325

经济贸易学院

郭志远

富振华

6288327

文理学院

冯巧兰

郭 玮

6288341

公共管理学院

张元洁

郝香荣

6288343

思想政治工作部

王宇雄

阴昱宏

6288343

信息科学与工程学院

杨怀卿

李连海

6288802

生命科学学院

李武峰

王 伟

6286908

研究生学院

曹 琴

杜海燕

6286586

成人教育学院

任家琰

程红帅

6289052

软件学院

李富忠

王 鹏

6287093

中德学院

郝 赤

王 鹏

6289768

附中

李印霞

孙彩萍

6288386

信息学院

姜红军

6287059

(一)文件材料归档范围 各学院档案分类号请到学校档案馆查询

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级针对本单位主要工作形成的文件材料;本单位需要贯彻执行的上级、同级部门的文件材料

重要的永久

一般的30年

2

本单位召开或以本单位为主主办的工作会议、专题会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、专题材料、简报

30年

3

工作请示、批复、批示、报告(包括调查报告)、批复、计划、总结、规章制度等

永久

4

上级关于本学院指导性的文件材料

30年

5

本学院有查考价值的照片、录音(录像)带、磁盘、光盘,省级以上奖状等实物档案、毕业生集体照片

永久

(二)人事档案材料归档范围

序号

材 料 名 称

备 注

1

学历、学位等学籍材料,包括:报考登记表、学生(学员)登记表、学习成绩表、毕业登记表(鉴定表)、授予学位的决定及有关材料、学历学位证明或证书、博士后研究人员工作期满登记表等材料。此外,博士研究生和参加单独考试的硕士研究生还应有专家推荐书;同等学历申请硕士学位的,还应有国家统考科目成绩合格证书复印件(主要是本校职工在职攻读或毕业后留校工作人员的学籍档案)

不装订

不注录

2

已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料,党员登记表、个人总结、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见等

不装订

不注录

3

在表彰奖励活动过程中形成的登记表、先进事迹、嘉奖通报材料及各种经组织核实的获奖证书或相关有凭证作用的材料复印件等

不装订

不注录

4

教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文(如获奖或在全国性的报刊上发表的)等的目录,申请专利的有关审批及批复等材料

不装订

不注录

5

办理教职工丧事活动中形成的悼词(生平),报纸报道的消息、讣告,非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等

不装订

不注录

6

教职工个人的3个月以上的学习、培训材料

不装订

不注录

注:各单位档案材料归档范围由档案馆负责解释。

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